- Kolding Kommune ønsker at være førende i social innovation og designe velfærden gennem partnerskaber og initiativer inden for selvværd. Vi har derfor en positiv holdning til inddragelse af frivillige i borgerbetjeningen, når det skaber merværdi for borgere, medarbejdere og frivillige.
- Kolding Kommune forventer, at der er gensidig respekt i relationen mellem medarbejderne og de frivillige, og at der samarbejdes i overensstemmelse med Kolding Kommunes personalepolitikker.
- Kolding Kommune ser det som en vigtig forudsætning for et positivt samarbejde, at der sker en forventningsafstemning mellem den enkelte arbejdsplads og de frivillige/ deres organisation.
Spilleregler
- Klare rammer
Det er afgørende, at ledelsen er klar på afgrænsningen, rollefordelingen og fagligheden i forhold til samarbejdet med frivillige. Det er ledelsen, der til de faglige medarbejdere skal fortælle og signalere, hvordan samarbejdet skal foregå, hvilket råderum der er, og hvilken værdi de frivillige kan bidrage med. Ledelsen på den enkelte arbejdsplads skal skabe klare rammer for, hvilke typer af opgaver på arbejdspladsen, som henholdsvis medarbejderne og de frivillige skal varetage. Ledelsen skal definere, hvilke kerneydelser, som altid skal varetages af medarbejderne. Det skal drøftes i det lokale MED, hvilke kerneydelser, der altid skal varetages af medarbejderne.
- Respekt for medarbejdernes faglige kompetencer
Frivillige skal respektere medarbejdernes faglige kompetencer, også selvom de frivillige eventuelt har egne faglige erfaringer på området.
- Ledelse
Ledelsen har ansvaret for den samlede opgaveløsning på arbejdspladsen. Frivillige skal anerkende den formelle ledelse og overholde arbejdspladsens værdier og retningslinier. Ledelsen er forpligtet til at håndtere uenigheder og bekymringer i forhold til frivillige på arbejdspladsen. Det er ledelsens overordnede ansvar at rekruttere frivillige, ligesom ledelsen har ansvaret for at afslutte samarbejdet, såfremt dette måtte blive nødvendigt.
- Introduktion
Ledelsen skal sikre, at de frivillige får en grundig introduktion. Formålet med introduktionen er at oplyse de frivillige om arbejdspladsens værdier, retningsliner, opgaveafgrænsning, tavshedspligt, forsikring og samarbejde med medarbejdergruppen. Introduktionen skal ligeledes sikre, at det frivillige arbejde udføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt.
Ledelsen skal desuden sikre sig, at der er en kontaktperson i forhold til de frivillige.
- Information af medarbejderne og borgere om frivillige
Ledelsen skal tydeligt informere medarbejderne forinden frivillige introduceres på arbejdspladsen. Ledelsen har desuden ansvaret for at informere borgere og pårørende om den frivillige indsats, ligesom borgere og pårørende bør kunne se forskel på frivillige og kommunale medarbejdere.
- Alkohol og rygning
Kolding Kommunes misbrugs- og røgpolitik skal respekteres af frivillige på lige fod med ansatte i Kolding Kommune. Frivillige skal derfor orienteres om Kolding Kommunes misbrugs- og røgpolitik.
- Adgang til IT-systemer
Frivillige har ikke adgang til Kolding Kommunes administrative systemer.
Ledelsen skal i øvrigt forholde sig aktivt til, hvilke systemer og oplysninger frivillige får adgang til med udgangspunkt i den til enhver tid gældende informationssikkerhedspolitik.
- Familiære relationer
For at tilgodese det psykiske arbejdsmiljø og undgå favorisering, bør der ikke rekrutteres frivillige, der har familiære relationer til medarbejdere eller ledelse på arbejdspladsen.
Familiære relationer er bl.a. ægtefæller, børn, forældre, søskende, nære venner eller andre nærtstående.
Hvorvidt eventuelle familiære relationer kan have en uheldig indvirken, vurderes i det enkelte tilfælde af ledelsen.
- Arv og gaver
Frivillige må ikke modtage arv, gaver eller lignende økonomiske fordele fra borgere, med mindre dette er godkendt af kommunen eller den frivillige organisation.
Opmærksomhedspunkter
Arbejdsmiljø
Frivillige er omfattet af arbejdspladsens arbejdspladsvurdering (APV) og arbejdsmiljøorganisation (AMO), hvis de udfører arbejdsopgaver på samme vilkår som ansatte på arbejdspladsen, f.eks. på plejehjem.
Der er dog ikke krav om, at de frivillige selvstændigt involveres i APV-arbejdet eller har egen arbejdsmiljørepræsentant.
Når frivilliges arbejdsopgaver skal planlægges, skal sikkerheden tænkes ind fra start. Det frivillige arbejde skal tilrettelægges, så det udføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt. Ledelsen har ansvaret for, at dette bliver overholdt.
Forsikringsforhold - ulykkes- og ansvarsforsikring
Kolding Kommunes ulykkes- og ansvarsforsikring dækker også frivillige, der yder en frivillig indsats.
Tavshedspligt og videregivelse af oplysninger.
Medarbejdere i Kolding Kommune er underlagt forvaltningslovens regler om tavshedspligt. Medarbejdere må således ikke videregive personfølsomme oplysninger til frivillige uden borgerens samtykke. Tavshedspligten omfatter alle oplysninger om personlige, økonomiske, helbredsmæssige og sociale forhold.
Forvaltningslovens regler om tavshedspligt gælder ikke for frivillige. Alle borgere er dog underlagt straffelovens § 264 d om uretmæssig videregivelse af personlige oplysninger. Det betyder, at frivillige ikke må videregive fortrolige oplysninger uden borgerens samtykke. Frivillige må heller ikke videregive fortrolige oplysninger om borgerne til medarbejderne på arbejdspladsen, medmindre den enkelte borger har givet samtykke hertil.
Tavshedspligten gælder også, når den frivillige er ophørt med at være frivillig i Kolding Kommune.
Frivillige skal orienteres om tavshedspligten og ledelsen skal sikre, at frivillige ved, hvad dette konkret betyder.
Straffeattester og børneattester
Der indhentes straffeattest for frivillige, hvor det skønnes nødvendigt i forhold til den opgave, som skal løses eller omstændighederne i øvrigt.
Hvis frivillige knyttes til en arbejdsplads, hvor de skal i direkte kontakt med eller færdes blandt børn under 15 år, skal der indhentes børneattester. Ledelsen på den enkelte arbejdsplads har ansvaret for at sikre, at der indhentes en børneattest.
Dagpenge og efterløn
Frivilligt arbejde på en kommunal arbejdsplads kan medføre træk i efterløn og dagpenge. Frivillige skal selv oplyse A-kassen om deltagelse i frivilligt arbejde og frivillige skal opfordres til at søge yderligere information hos A-kassen.
Det er den enkeltes A-kasse, der vurderer om frivilligt arbejde medfører træk i dagpenge eller efterløn.