Denne håndbog er tænkt som en vejledning i forbindelse med procedurer ved koncerter og arrangementer i Kolding Kommune. Håndbogen skal gøre det lettere at huske og holde styr på alle de formalia, som efter Fritids- og Idrætsudvalgets opfattelse bør være i orden i forbindelse med forskellige arrangementer i Kolding Kommune. Det er håbet, at håndbogen på en enkel og overskuelig måde præsenterer og uddyber de krav, som Fritids- og Idrætsudvalget har til koncerter og arrangementer, herunder bl.a. krav fra diverse myndigheder. Kolding, den 21. december 2000. Fritids- og Idrætsudvalget

Leje ved store koncerter/arrangementer

I forbindelse med leje af et areal ved store koncerter/arrangementer har henholdsvis lejer og Kolding Kommune følgende forpligtelser:

Lejer skal

  • Senest 3 måneder før koncertens afholdelse fremsende ansøgning indeholdende tidsplan til Senior-, Sundheds- og Fritidsforvaltningen, Ågade 27, 6000 Kolding,
  • Senest 30 dage før arrangementets afholdelse returnere lejekontrakten i underskreven stand,
  • Kontakte Kolding Brandvæsen, Nytorv 11, 6000 Kolding senest 2 måneder før koncerten/arrangementets afholdelse for at aftale et møde vedrørende Brandmyndighedernes krav til arrangementet,
  • Altid have tilladelse hos Kolding Politi til afholdelse af en koncert før koncertens afvikling må offentliggøres,
  • Fremsende ansøgning om lejlighedstilladelse til udskænkning af alkokohol. Ansøgningen fremsendes til Sydøstjyllands Politi, Bevillingskontoret, Holmboes Allé 2, 8700 Horsens eller på email Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den. ,
  • Kontakte Kolding Politi, Domhusgade 24 - 26, 6000 Kolding senest 2 måneder før koncerten/arrangementets afholdelse for at aftale et møde vedrørende Kolding Politis krav i forbindelse med arrangementet, herunder også sikre informationen til Falck og Kolding Sygehus,
  • For de personer der forestår adgangskontrollen til offentlige arrangementer sikre sig, at Kolding Politi har godkendt disse personer, hvorfor navn og adresse på personerne skal afleveres til Kolding Politi
  • Kontakte Senior-, Sundheds- og Fritidsforvaltningen, Ågade 27, 6000 Kolding senest 2 måneder før koncerten/arrangementets afholdelse for at aftale et møde vedrørende de forhold som Kolding Kommune skal være behjælpelig med i forbindelse med koncerten/arrangementet,
  • Overholde de under Bilagsafsnittet vedlagte retningslinier for lydforhold, renholdelse og affald, sanitære forhold, brandforhold, elforsyning, forsikring og øvrige forhold, herunder også overholde Brandmyndighedernes krav og vejledning,
  • Fremsende en adresse- og telefonliste over de personer, der kan kontaktes i forbindelse med koncertens/arrangementets afholdelse,
  • Indgå eventuelle samarbejdsaftaler med lokale foreninger,
  • Følge service- og driftslederens anvisninger i forhold til det lejede.

Kolding Kommune skal

  • Sikre at ansøgningen om leje behandles hurtigst muligt i Fritids- og Idrætsudvalget,
  • Fastsætte størrelsen af lejen,
  • Fremsende lejeaftale til underskrift hos lejer hurtigst muligt,
  • Fremsende faktura til lejer,
  • Sikre at der ikke afholdes andre arrangementer på det lejede areal i lejeperioden.

I forbindelse med leje af et areal ved mindre koncerter/arrangementer har henholdsvis lejer og Kolding Kommune følgende forpligtelser:

Lejer skal

  • Senest 3 måneder før koncertens afholdelse fremsende ansøgning indeholdende tidsplan til Senior-, Sundheds- og Fritidsforvaltningen, Ågade 27, 6000 Kolding,
  • Senest 30 dage før arrangementets afholdelse returnere lejekontrakten i underskreven stand,
  • Ansøge om Kolding Brandvæsens tilladelse senest 1 måned før koncerten/arrangementets afholdelse ved fremsendelse af en skitse indeholdende placeringen af bl.a. borde,stole, bar, scene, flugtveje og brandslukningsmateriel til Kolding Brandvæsen, Nytorv 11, 6000 Kolding,
  • Altid have tilladelse hos Kolding Politi til afholdelse af en koncert før koncertens afvikling må offentliggøres,
  • Fremsende ansøgning om lejlighedstilladelse til udskænkning af alokohol. Ansøgningen fremsendes til Sydøstjyllands Politi, Bevillingskontoret, Holmboes Allé 2, 8700 Horsens eller email Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den. ,
  • Kontakte Kolding Politi, Domhusgade 24 - 26, 6000 Kolding senest 1 måned før koncertens/arrangementets afholdelse angående Kolding Politis krav i forbindelse med arrangementet, herunder også sikre informationen til Falck og Kolding Sygehus,
  • For de personer der forestår adgangskontrollen til offentlige arrangementer sikre sig, at Kolding Politi har godkendt disse personer, hvorfor navn og adresse på personerne skal afleveres til Kolding Politi,
  • Overholde de under Bilagsafsnittet vedlagte retningslinier for lydforhold, renholdelse og affald, sanitære forhold, brandforhold, elforsyning, forsikring og øvrige forhold, herunder også overholde Brandmyndighedernes krav og vejledning,
  • Fremsende en adresse- og telefonliste over de personer, der kan kontaktes i forbindelse med koncertens/arrangementets afholdelse,
  • Indgå eventuelle samarbejdsaftaler med lokale foreninger,
  • Følge service- og driftslederens anvisninger i forhold til det lejede.

Kolding Kommune skal

  • Sikre at ansøgningen om leje behandles hurtigst muligt i Fritids- og Idrætsudvalget,
  • Fastsætte størrelsen af lejen,
  • Fremsende lejeaftale til underskrift hos lejer hurtigst muligt,
  • Fremsende faktura til lejer,
  • Sikre at der ikke afholdes andre arrangementer på det lejede areal i lejeperioden.

I forbindelse med lån af et areal ved mindre koncerter/arrangementer har henholdsvis låner og Kolding Kommune følgende forpligtelser:

Låner skal

  • Være en godkendt forening under Folkeoplysningsloven eller en godkendt landsdækkende organisation i relation til samme lov,
  • Senest 3 måneder før koncertens/arrangementes afholdelse fremsende ansøgning indeholdende tidsplan til Senior-, Sundheds- og Fritidsforvaltningen, Ågade 27, 6000 Kolding,
  • Senest 30 dage før arrangementets afholdelse returnere lejekontrakten i underskreven stand,
  • Ansøge om Kolding Brandvæsens tilladelse senest 1 måned før koncerten/arrangementets afholdelse ved fremsendelse af en skitse indeholdende placeringen af bl.a. borde,stole, bar, scene, flugtveje og brandslukningsmateriel til Kolding Brandvæsen, Nytorv 11, 6000 Kolding,
  • Altid have tilladelse hos Kolding Politi til afholdelse af en koncert før koncertens afvikling må offentliggøres,
  • Fremsende ansøgning om lejlighedstilladelse til udskænkning af alokohol. Ansøgningen fremsendes til Sydøstjyllands Politi, Bevillingskontoret, Holmboes Allé 2, 8700 Horsens eller på email Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den. ,
  • Kontakte Kolding Politi, Domhusgade 24 - 26, 6000 Kolding senest 1 måned før koncerten/arrangementets afholdelse angående Kolding Politis krav i forbindelse med arrangementet, herunder også sikre informationen til Falck og Kolding Sygehus,
  • For de personer der forestår adgangskontrollen til offentlige arrangementer sikre sig, at Kolding Politi har godkendt disse personer, hvorfor navn og adresse på personerne skal afleveres til Kolding Politi
  • Overholde de under Bilagsafsnittet vedlagte retningslinier for lydforhold, renholdelse og affald, sanitære forhold, brandforhold, elforsyning, forsikring og øvrige forhold, herunder også overholde Brandmyndighedernes krav og vejledning,
  • Fremsende en adresse- og telefonliste over de personer, der kan kontaktes i forbindelse med koncertens/arrangementets afholdelse,
  • Indgå eventuelle samarbejdsaftaler med lokale foreninger,
  • Følge service- og driftslederens anvisninger i forhold til det lånte.

Kolding Kommune skal

  • Sikre at ansøgningen om lån behandles hurtigst muligt i Senior-, Sundheds- og Fritidsforvaltningen og om nødvendigt i Fritids- og Idrætsudvalget,
  • Fremsende lejeaftale til underskrift hos lejer hurtigst muligt,
  • Sikre at der ikke afholdes andre arrangementer på det lånte areal i låneperioden.

Aftale om leje af arealer


Mellem Kolding Kommune, Senior-, Sundheds- og Fritidsforvaltningen, Ågade 27, 6000 Kolding som udlejer, I det følgende kaldet KK og

lejer ___________________________________________________________

adresse ________________________________________________________

er der indgået aftale om leje af areal (m/u faciliteter)

_______________________________________________________________

beliggende ______________________________________________________

i perioden _______________________ (begge dage inkl.)


Lejeaftalen er indgået på følgende vilkår:

1.

Lejemålet overtages i den stand, hvori det er og forefindes som beset og godkendt af lejeren.


2.

Det lejede skal anvendes til ____________________________________ og må ikke uden Kolding Kommunes samtykke anvendes til andet.


3.

Lejer betaler et grundbeløb på _______________kr. (excl./incl. moms) for leje af ovennævnte arealer (m/u faciliteter) i perioden _________________(begge dage incl.).

Lejen er excl. el, vand og varme.

Ved billetsalg mellem _______ stk. og _______ stk. erlægges udover grundbeløbet et tillægsbeløb på kr. _______________.

Ved billetsalg mellem _______ stk. og _______ stk. erlægges udover grundbeløbet et tillægsbeløb på kr. _______________.

Ved billetsalg over _______ stk. erlægges udover grundbeløbet et tillægsbeløb på kr. _______________.

Grundbeløbet forfalder til betaling ved modtagelse af faktura, dog senest den _____________.

Tillægsbeløb forfalder til betaling efter arrangementets afholdelse, dog senest den _____________.

KK modtager efter arrangementets afholdelse, dog senest den _____________ dokumentation for antal solgte billetter.

Kolding Kommune er berettiget til ved sin revision at kontrollere rigtigheden af de givne oplysninger hos lejers revisor.


4.

Forinden eller samtidig med underskrivelsen af denne aftale stiller lejeren en bankgaranti på anfordringsvilkår svarende til kr. _______________. Bankgarantien skal være udformet således, at Kolding Kommune på anfordring kan få udbetalt krævede beløb uanset lejerens eventuelle indsigelser herimod.

Anfordringsgarantien tjener til sikkerhed for opfyldelse af samtlige lejerens forpligtelser efter denne aftale, herunder forpligtelser efter fraflytning, såsom flytteopgørskrav, ubetalte driftsomkostninger samt sagsomkostninger i tilfælde af tvist mellem parterne.


5.

Lejer er erstatningspligtig for enhver skade på det lejede, som forvoldes af lejer, eventuelt personale eller andre (publikum) som lejer har givet adgang til det lejede.

Opgørelse af eventuelle skader sker i forbindelse med afleveringsforretningen, som finder sted senest den _____________ hvori repræsentanter for såvel lejer som Kolding Kommune skal deltage.

Opgørelse af erstatningskrav fremsendes senest ________ dage/uge/måned efter afleveringsforretningen, idet parterne er enige om at der kan ske modregning i en evt. sikkerhedsstillelse.


6.

Enhver skade, som pådrages tredjemand, dennes ting eller person i forbindelse med arrangementer, som afholdes af lejer, er Kolding Kommune uvedkommende.

Det påhviler lejer at sikre opfyldelse af myndighedskrav og eventuelle udgifter forbundet hermed, er Kolding Kommune uvedkommende.

Kolding Kommune påtager sig intet erstatningsansvar for driftstab, avancetab eller anden direkte tab som følge af mangler ved det lejede.

Lejer er iøvrigt forpligtet til at følge og overholde de af Kolding Kommune vedtagne retningslinier. Lejer skal være i besiddelse af en erhvervsansvarsforsikring.


7.

Lejer betaler direkte til eventuelle leverandører samtlige de i forbindelse med arrangementets afholdelse fornødne etablerings- og driftsudgifter, og disse er derfor KK uvedkommende.

For såvidt angår renholdelse og affald, sanitære forhold, brandforhold, elforsyning m.m. henvises til Kolding Kommunes retningslinier.


8.

Omfanget af etableringsarbejder, der udføres af Kolding Kommune, aftales skriftligt mellem lejer og KK, forinden arbejderne igangsættes.


9.

Entrerer lejer med tredjemand, eksempelvis lokale idræts foreninger, om udførelse af opgaver ved arrangementet, skal nærværende aftale respekteres og forevises tredjemand. Aftaler med tredjemand er i øvrigt KK uvedkommende.


10.

Ved væsentlig misligholdelse fra lejers side, såsom manglende betaling af grundbeløbet eller når lejeren i øvrigt har misligholdt sine forpligtelser, er udlejer berettiget til at hæve lejeaftalen, såfremt de herunder begrundede forhold ikke bringes til ophør uden ugrundet ophold efter skriftligt påkrav herom.


11.

Medmindre andet aftales kan en lokal Idrætsforening ikke repræsentere KK overfor lejer. Al mundtlig og skriftlig kommunikation vedrørende arrangementet skal ske mellem lejer og KK, Senior-, Sundheds- og Fritidsforvaltningen, Ågade 27, 6000 Kolding.


12.

Lejer skal senest i forbindelse med aftalens underskrift fremlægge legitimation i form af selskabsvedtægter, registreringsbevis og udskrift af tegningsregler for lejer.
Dato: _________________


Dato: _________________


_________________________
for Lejer

_________________________
for Kolding Kommune

Lejeaftale for udearealer/erhvervslokaler


Mellem Kolding Kommune, Senior-, Sundheds- og Fritidsforvaltningen, Ågade 27, 6000 Kolding som udlejer, i de følgende kaldet KK og

lejer ________________________________________________________

adresse _____________________________________________________

er der indgået aftale om leje af
________________________________________________________

beliggende ___________________________________________________

i perioden ____________________(begge dage incl.)

Lejemålet er tidsbegrænset og udløber automatisk den __________________ uden opsigelse fra nogen af parternes side.

Lejeaftalen er indgået på følgende vilkår:

1.

Lejemålet overtages i den stand, hvori det er og forefindes som beset og godkendt af lejeren.

2.

Det lejede skal anvendes til ____________________________________________ og må ikke uden Kolding Kommunes samtykke anvendes til andet.

3.

For leje af ovenfor anførte lokaler i perioden _______________________ (begge dage incl.) betaler lejer kr. _______________ (excl./incl. moms).

Lejen er excl. el, vand og varme for udearealer og incl. el, vand og varme.

Lejen forfalder til betaling ved den på fakturaen angivne dato.

4.

Lejer er erstatningspligtig for enhver skade på det lejede, som forvoldes af lejer, eventuelt personale eller andre (publikum) som lejer har givet adgang til det lejede.

Opgørelse af eventuelle skader sker i forbindelse med afleveringsforretningen, som finder sted den __________________ (senest 4 uger efter lejemålets start),hvori repræsentanter for såvel lejer som Kolding Kommune skal deltage.

Opgørelse af erstatningskrav fremsendes senest _________ dage/uge/måned efter afleveringsforretningen, idet parterne er enige om at der kan ske modregning i en evt. sikkerhedsstillelse.

5.

Enhver skade, som pådrages tredjemand, dennes ting eller person i forbindelse med arrangementer, som afholdes af lejer, er Kolding Kommune uvedkommende.

Det påhviler lejer at sikre opfyldelse af myndighedskrav og eventuelle udgifter forbundet hermed, er Kolding Kommune uvedkommende.

Kolding Kommune påtager sig intet erstatningsansvar for driftstab, avancetab eller anden direkte tab som følge af mangler ved det lejede.

Lejer er iøvrigt forpligtet til at følge og overholde de af Kolding Kommune vedtagne retningslinier. Lejer skal være i besiddelse af en erhvervsansvarsforsikring.

6.

Lejer betaler direkte til eventuelle leverandører samtlige de i forbindelse med arrangementets afholdelse fornødne etablerings- og driftsudgifter, og disse er derfor KK uvedkommende.

For såvidt angår renholdelse og affald, sanitære forhold, brandforhold, elforsyning m.m. henvises til Kolding Kommunes retningslinier.

7.

Omfanget af etableringsarbejder, der udføres af Kolding Kommune, aftales skriftligt mellem lejer og KK, forinden arbejderne igangsættes.

8.

Entrerer lejer med tredjemand, eksempelvis lokale idrætsforeninger, om udførelse af opgaver ved arrangementet, skal nærværende aftale respekteres og forevises tredjemand. Aftaler med tredjemand er i øvrigt KK uvedkommende.

9.

Ved væsentlig misligholdelse fra lejers side, såsom manglende betaling af grundbeløbet eller når lejeren i øvrigt har misligholdt sine forpligtelser, er udlejer berettiget til at hæve lejeaftalen, såfremt de herunder begrundede forhold ikke bringes til ophør uden ugrundet ophold efter skriftligt påkrav herom.

10.

Medmindre andet aftales kan en lokal Idrætsforening ikke repræsentere KK overfor lejer. Al mundtlig og skriftlig kommunikation vedrørende arrangementet skal ske mellem lejer og KK, Senior-, Sundheds- og Fritidsforvaltningen, Ågade 27, 6000 Kolding.
Dato: _________________


Dato: _________________


______________________________
for Lejer

______________________________
for Kolding Kommune

Låneaftale


Mellem Kolding Kommune, Senior-, Sundheds- og Fritidsforvaltningen, Ågade 27, 6000 Kolding som udlåner, i det følgende kaldet KK og

låner __________________________________________________________________

adresse ________________________________________________________________

er der indgået aftale om lån af _____________________________________________

beliggende _____________________________________________________________

i perioden ______________________________ begge dage inkl.

Låneaftalen er indgået på følgende vilkår:


1.

Ovennævnte faciliteter udlånes vederlagsfrit til låner.
Låner skal betale for forbruget af el, vand og varme.


2.

Det lånte skal anvendes til ________________________________________ og må ikke uden Kolding Kommunes samtykke anvendes til andet.


3.

Låner er erstatningspligtig for enhver skade på det lånte, som forvoldes af låner, eventuelt personale eller andre (publikum) som låner har givet adgang.

Opgørelse af eventuelle skader sker i forbindelse med afleveringsforretningen, som finder sted senest den _______________ ,hvori repræsentanter for såvel låner som Kolding Kommune skal deltage.

Opgørelse af erstatningskrav fremsendes senest ________ dage/uge/måned efter afleveringsforretningen, idet parterne er enige om at der kan ske modregning i en evt. sikkerhedsstillelse.


4.

Enhver skade, som pådrages tredjemand, dennes ting eller person i forbindelse med arrangementer, som afholdes af låner, er Kolding Kommune uvedkommende.

Det påhviler låner at sikre opfyldelse af myndighedskrav og eventuelle udgifter forbundet hermed, er Kolding Kommune uvedkommende.

Kolding Kommune påtager sig intet erstatningsansvar for driftstab, avancetab eller anden direkte tab som følge af mangler ved det lånte.

Låner er iøvrigt forpligtet til at følge og overholde de af Kolding Kommune vedtagne retningslinier. Låner skal være i besiddelse af en erhvervsansvarsforsikring.


5.

Lejer betaler direkte til eventuelle leverandører samtlige de i forbindelse med arrangementets afholdelse fornødne etablerings- og driftsudgifter, og disse er derfor KK uvedkommende.

For såvidt angår renholdelse og affald, sanitære forhold, brandforhold, elforsyning m.m. henvises til Kolding Kommunes retningslinier.


6.

Omfanget af etableringsarbejder, der udføres af Kolding Kommune, aftales skriftligt mellem lejer og KK, forinden arbejderne igangsættes.


7.

Entrerer lejer med tredjemand, eksempelvis lokale idrætsforeninger, om udførelse af opgaver ved arrangementet, skal nærværende aftale respekteres og forevises tredjemand. Aftaler med tredjemand er i øvrigt KK uvedkommende.


8.

Ved væsentlig misligholdelse fra låners side, er udlåner berettiget til at hæve låneaftalen.


9.

Medmindre andet aftales kan en lokal idrætsforening ikke repræsentere KK overfor lejer. Al mundtlig og skriftlig kommunikation vedrørende arrangementet skal ske mellem lejer og KK, Senior-, Sundheds- og Fritidsforvaltningen, Ågade 27, 6000 Kolding.
Dato: _________________


Dato: _________________


______________________________
for Lejer

______________________________
for Kolding Kommune

Retningslinier for lydforhold, renholdelse og affald, sanitære forhold, brandforhold, elforsyning, forsikring og øvrige forhold i forbindelse med leje/lån af arealer eller lokaler.

Lydforhold

Som udgangspunkt må lydniveauet fra det lejede/lånte areal ikke overstige Lr. 55 db (A) målt i naboskel som det ækvivalente korrigerede lydniveau. Det maksimale lydtryksniveau LPA max. må målt i naboskel ikke overstige 70 db.

Ved overskridelse af bestemmelserne ovenfor kan politi eller forvaltningen standse arrangementet.

Beboerne i området bør orienteres af arrangør senest 8 dage før arrangementets afholdelse.

Renholdelse og affald

Det lejede/lånte areal skal efterlades ubeskadiget, ryddet og rengjort.

Bortskaffelse eller tømning af restaffald skal ske enten af en registreret renovatør eller Renovationsafdelingen.

Børne- og Uddannelsesforvaltningen forbeholder sig ret til at bringe forholdene i orden på ansøgers regning.

Sanitære forhold

I forbindelse med arrangementet skal arrangør opstille et passende antal toiletter.

Brandforhold

I forbindelse med opstilling af telt eller lignende skal ansøger indhente redningsberedskab Koldings tilladelse.

Elforsyning

I forbindelse med arrangementet skal der opstilles eltavle. Elarbejder skal overholde gældende stærkstrømsregulativ.

Forsikring

Ansøger skal være i besiddelse af en erhvervsansvarsforsikring.

Enhver skade pådraget i forbindelse med arrangementets afholdelse er Kolding Kommune uvedkommende.

Øvrige forhold

Eventuel opsætning af skilte og/eller afspærring aftales med service- og driftslederen.

Alle udgifter afholdes af arrangør.

Disse krav stiller brandmyndighederne

Alle arrangementer kræver en tilladelse fra brandmyndighedern for at sikre publikum og optrædende.

Derfor er det nødvendigt at rette henv. til brandmyndigheden senest 14 dage før, et arrangement afholdes, når du skal arrangere en koncert, byfest el. lign.

Se mere om regler for anmeldelse af arrangementer med mere end 150 personer

Restaurationslovens bestemmelser for serveringssteder skal overholdes, og der henvises specielt til betingelserne for afholdelse af enkeltstående arrangementer i medfør af Restaurationslovens § 22.

Contact our Honeypot department if you are desperate to get blacklisted. Sincerely Ms. Pots and Mrs. Honey