Dagsorden eller referat
Referat
Liste med Dato, udvalg, sted samt pdf udgave af dagsordenen til download.
Dato: |
19-12-2016 08:30:00 |
|---|---|
Udvalg: |
Økonomiudvalget |
Sted: |
Borgmesterens mødelokale |
Pdf: |
|
Sagsnr.: 15/21002
Resumé
Der vil på mødet blive givet en mundtlig gennemgang af tallene for budgetrealisering ultimo november 2016.
Dagsordenen for Børne- og Uddannelsesudvalgets møde skal udsendes senest 30. november 2016. Tallene for budgetrealisering ultimo kan tidligst trækkes den 1. i den følgende måned. Derfor har det ikke været muligt i dagsordenen at præsentere tallene for budgetrealisering ultimo november 2016.
Dagsordenen for Børne- og Uddannelsesudvalgets møde skal udsendes senest 30. november 2016. Tallene for budgetrealisering ultimo kan tidligst trækkes den 1. i den følgende måned. Derfor har det ikke været muligt i dagsordenen at præsentere tallene for budgetrealisering ultimo november 2016.
Sagen behandles i
Forslag
Sagsfremstilling
Status vedr. Prisme
Der mangler stadig at blive indlæst data fra forskellige eksterne systemer. Bl.a. er der ikke indlæst data fra SD (lønsystemet). Dermed kan der ikke trækkes valide forbrugsdata via økonomirapporter. På forvaltningsniveau er det derfor ikke muligt at udarbejde punktet: budgetrealisering, og på decentralt niveau kan der ikke udarbejdes ledelsestilsyn.
En del regninger strander i Prismes workflow, så regninger ikke automatisk betales via systemet. Forvaltningerne forsøger i øjeblikket at få betalt alt det de kan manuelt, så leverandørerne får deres betaling, men har ikke overblik over, om udgiften konteres på det rigtige område. Der har ikke været tid til at undersøge og analysere, om udgifterne bliver bogført korrekt. Det giver en udfordring i forhold til den kommende regnskabsafslutning og afstemning af konti.
Beslutning Børne- og Uddannelsesudvalget den 05-12-2016
Beslutning Økonomiudvalget den 19-12-2016
Sagsnr.: 15/17823
Resumé
Sagen behandles i
Forslag
By – og udviklingsdirektøren foreslår,
Sagsfremstilling
Fujitsu som er leverandør af Kolding Kommunes centrale økonomisystem Prisme, forespurgte i 2015 om Kolding Kommune ville være pilotkommune på en ny version kaldet Prisme 2015. Implementeringsfasen blev igangsat i oktober 2015, med en forventning om driftstart i foråret 2016, driftsstart blev udskudt til 1. november 2016.
Det centrale økonomisystem Prisme 2015 blev sat i drift pr. 1. november 2016 med følgende moduler:
Kreditor (betaling til leverandør)
Finans (regnskab/budget)
Debitor (opkrævninger)
Indkøb
Alle moduler blev sat i drift på en gang i hele kommunen, da det ikke var muligt at starte et modul op af gangen lige som det ej heller var muligt at ”rulle” systemet ind med opstart i enkelte afdeling/forvaltning først. Det var ej heller muligt at køre sideløbende drift mellem Prisme 2015 og Prisme 2009 (den tidlige version) i en overgangsperiode.
Der har siden driftsstart den 1. november 2016, været store udfordringer i forhold til at betale leverandørfakturaer. Der har og er mange forskellige typer af fejl og årsager til, at bilag stopper i processen og ikke kan færdigbehandles, så udbetalingen til leverandøren kan ske, ligesom der er udfordringer i forhold til at få systemet til at ”tale sammen” med div. fagsystemer som eksempel forvaltningens ressourcestyringssystem Elbek & Vejrup.
I By- og Udviklingsforvaltningen har der i hele perioden været stor fokus på, at der bliver betalt fakturaer til leverandøren og borgere. Fra 1. november 2016 har økonomimedarbejderne arbejdet med behandling af fakturaer, hjulpet forvaltningens brugere samt været i den fælles hotline for hele Kolding Kommune i et forsøg på at dæmpe konsekvenserne af følgevirkningerne.
Trods det ekstra fokus, hvilket forvaltningen har på at afhjælpe følgevirkningerne, har forvaltningen, som de øvrige forvaltninger, et betydeligt antal fakturer, hvor betalingsfristen er forfaldende.
Da der forud for opstart af Prisme 2015 var en overgangsperiode, hvor det ikke var muligt at indlæse fakturere, der vil derfor være fakturer tilbage fra den 13. oktober 2016, som ikke er betalt.
Der arbejdes ligeledes med indlæsning af filer fra eksterne systemer bl.a. fra SD (lønninger), Elbek & Vejrup, KMD mfl. Udfordringerne med implementeringen af det centrale økonomisystem Prisme 2015 betyder også, at det ikke har været muligt at trække en økonomistatus over dette års forbrug siden udgangen af september.
I forhold til debitorsystemet er der ligeledes udfordringer, hvilket består i indlæsning af data. For By- og Udviklingsforvaltningen drejer det sig om ejendomsskat, P-afgifter, byggesagsgebyr, miljøgebyr og interne regninger fra Driften. Der arbejdes med løbende at løse disse udfordringer og få opkrævninger ud til de gældende tidsfrister.
Beslutning Miljøudvalget den 05-12-2016
Beslutning Teknikudvalget den 05-12-2016
Beslutning Plan- og Boligudvalget den 12-12-2016
Godkendt.
Beslutning Kulturudvalget den 14-12-2016
Beslutning Økonomiudvalget den 19-12-2016
Sagsnr.: 11/26838
Resumé
Forvaltningen foreslår, at der planlægges en ny klassik musikfestival i Christiansfeld i 2018, og at festivalen organiseres af en selvejende institution.
Sagen behandles i
Forslag
By- og udviklingsdirektøren foreslår,
at forslaget om at stifte en selvejende institution ”Christiansfeld Musikfestival” fremsendes til godkendelse i byrådet
at udvalget afsætter 50.000 af kulturpuljen i 2017 til Christiansfeld Festival i 2018, under forudsætning af at stiftelsen af den selvejende institution godkendes
at udvalget understøtter Christiansfeld Festival 2018 med en underskudsgaranti på 100.000, som afsættes af Kulturpuljen i 2018, under forudsætning af at stiftelsen af den selvejende institution godkendes
Sagsfremstilling
Baggrund
Christiansfeld Festival fandt sted for første gang fra den 17. – 21. juni 2015.
Festivalen er etableret som en international klassisk musikfestival med rødder i byens historie. Festivalen er for alle uanset alder og musikalske præferencer.
Der blev efterfølgende udarbejdet en evaluering af festivalen, som lagde op til gennemførelsen af en ny klassisk festival i Christiansfeld.
Forvaltningen foreslår, at der planlægges en festival i 2018, og at festivalen organiseres af en selvejende institution Christiansfeld Musikfestival.
Den selvejende institution kan stiftes af Kolding kommune, Brødremenigheden i Christiansfeld og foreningen Klassisk i Christiansfeld med det formål at forberede og afholde klassiske musikfestivaler i Christiansfeld med udgangspunkt i byens musiktradition.
Den selvejende institution: Christiansfeld Musikfestival
Der blev den 25. oktober 2016 afholdt et indledende møde med deltagelse af Musikchef i Sønderjyllands Symfoniorkester Nikolaj Andersen, formand for Klassisk Christiansfeld Hans Erik Jensen, jurist Birger Christensen, musikskoleleder Jens Bloch, præst i Brødremenigheden Jørgen Bøytler og site Manager og leder af Christiansfeld Centret Birgitte Lamp.
Formålet med mødet var at drøfte etablering af en ny selvejende institution; Christiansfeld Musikfestival.
Forvaltningen kan oplyse, at alle parter er meget interesserede i at indgå i et videre arbejde i forhold til realisering af en festival – gerne i dagene 25. – 29. april 2018, hvor Sønderjyllands Symfoniorkester vil have mulighed for at deltage.
Der har været afholdt endnu et møde den 14. november 2016. Her drøftedes et oplæg til vedtægter for den selvejende institution.
Forvaltningen fremlægger forslag om at afsætte 50.000 kroner fra kulturpuljen i 2017 og en underskudsgaranti på 100.000 i 2018 til den selvejende institution Christiansfeld Festival, såfremt stiftelsen af institutionen godkendes.
Det er derudover tanken, at festivalen finansieres ved hjælp af fondsmidler.
Kulturpuljen er i 2017 på 1.090.000 kr. før overførsel af et forventet mindre forbrug fra 2016.
I 2016 var puljen primo året 684.000 kr.
Bilag
Sagsnr.: 16/19234
Resumé
Sagen behandles i
Forslag
Kommunaldirektøren foreslår,
Sagsfremstilling
Direktionen udarbejder i 2017 strategier for alle tværgående stabsfunktioner. Strategierne udarbejdes i harmoni med de vedtagne principper, de tværgående strategiske emner i Budget 2017 og andre overordnede politiske mål, f.eks. frigørelse af midler til investeringer.
Projektplanen indeholder en række milepæle:
| 1 | Fremlæggelse i Økonomiudvalget den 19. december 2016: Sammenhæng mellem de godkendte principper og projektplanen samt en oversigt over projektet (Gantt diagram). | |
| 2 | Information til Hovedudvalg og organisation om projektplanen. Kommunikationsplan for det videre forløb. | |
| 3 | Strategier for de tværgående stabsfunktioner – herunder styringskonsekvenser, ansvar og funktioner i harmoni med principperne, jf. Byrådets beslutning. Der udarbejdes strategier for: Økonomi, Jura, HR, IT & Digitalisering, Kommunikation, Design & Event, Byråds- & Direktionssekretariat. | |
| | | |
| | | |
| 4 | Beslutning i Direktion og fremlæggelse i Økonomiudvalg. | |
| 5 | Strategierne implementeres. | |
| 6 | Evaluering af forløbet | |
Projektplanen vedlagt (Gantt – diagram).
Bilag
Sagsnr.: 16/20242
Resumé
House of Innovation er fraflyttet Nikolai-komplekset på Skolegade 2 i Kolding. Kulturafdelingen arbejder derfor på at udleje bygning 5 til andre lejere der kan være med til at understøtte de kulturelle aktiviteter i Nikolai. Dronning Dorothea Teatret ønsker at leje en del af lokalerne. Der skal tages stilling til, om teatret skal tilbydes lejemålet til en pris under markedslejen.
Sagen behandles i
Forslag
By- og udviklingsdirektøren foreslår,
Sagsfremstilling
House of Innovation har i flere år lejet bygning 5 i Nikolai-komplekset. De har betalt 300 kr. pr. m2 pr. år i husleje + forbrug. Huslejen vurderes ikke i dag at svare til markedslejen for et så centralt beliggende lejemål.
Markedslejen vurderes at være ca. 600 kr. pr. m2 pr. år + forbrug, hvis lokalerne udlejes til liberale formål.
Markedslejen vurderes at kunne nedsættes til ca. 400 kr. pr. m2, når lokalerne udlejes til kulturelle og undervisningsmæssige formål, hvor vi som udlejer samtidig stiller krav om, at lejerne skal bidrage til det kulturelle liv i Nicolai-komplekset med både egne aktiviteter og generel samarbejde om udviklingen i bygninger og gård.
Derudover vil lejer skulle dele toiletfaciliteter med kompleksets øvrige brugere.
Dronning Dorothea Teatret har besigtiget lejemålet og er interesseret i at leje 200 m2 ud af bygningens i alt 600 m2. Teatret har i længere tid manglet lokaler for at kunne opfylde en række udviklingsønsker, herunder en målsætning om at øge samarbejdet med en række kulturinstitutioner om talentudvikling i forhold til drama, sang og dans.
Dette formål ligger godt i tråd med den ny strategi for Nicolai-komplekset.
Kulturafdelingen arbejder i øjeblikket på at realisere den profil.
En væsentlig del af arbejdet har fokus på at åbne husene og komplekset op for nye brugere, og derigennem skabe flere samarbejder og endnu mere liv i alle huse og i kompleksets gård.
Kulturafdelingen og eksisterende aktører i Nicolai er i dialog med flere andre aktører og afdelingen vil efter årsskiftet etablerer en ugentlig træffetid på Nicolai, hvor byens kulturaktører kan møde forvaltningen og hinanden i en åben og uformel atmosfære.
Dronning Dorothea Teateret vil være et aktiv i dette arbejde.
Teatret har ikke mulighed for at betale markedslejen for lejemålet.
Ifølge foreningens vedtægter er formålet med teatret på amatørbasis, blandt andet at drive teatervirksomhed i bred forstand. På baggrund af foreningens vedtægter vurderes teateret ikke at varetage erhvervsøkonomiske formål. Kommunal støtte til foreningen vil derfor være i overensstemmelse med kommunalfuldmagtens regler.
Det foreslås at lejen fastsættes til 70.000 kr. pr. år inkl. forbrugsudgifter således, at der indirekte gives 20.000 kr. + forbrugsudgifterne i støtte til Dronning Dorothea Teatret. Lejekontrakten udarbejdes som en tidsbegrænset lejekontrakt, der udløber pr 31/12 2017. En eventuel forlængelse af kontrakten forhandles på baggrund af en fælles evaluering af forløbet i 2017
Leje-indtægterne indgår i det samlede regnskab for driften af Nicolai Komplekset, og der vil dermed ikke være nogen bevillingsmæssige konsekvenser af nærværende forslag.
Centralforvaltningens bemærkninger
Bilag
Sagsnr.: 12/8520
Resumé
Den kommunale repræsentation i Den Selvejende institution OK-Fonden Dreyershus ønskes ændret således, at kommunen fremadrettet har to medlemmer udpeget af og blandt kommunalbestyrelsens medlemmer siddende i styregruppen mellem Kolding Kommune og Dreyershus, i stedet for at disse indgår i bestyrelsen for den selvejende institution.
Sagen behandles i
Forslag
Senior- og Socialdirektøren foreslår,
at Kolding Kommune ikke er repræsenteret i bestyrelsen for Den selvejende institution OK-Fonden Dreyershus med medlemmer udpeget af kommunalbestyrelsen, og
Sagsfremstilling
I forbindelse med overgang til in-house kontrakt om driften af Dreyershus etablerede OK-Fonden en ny juridisk enhed, Den selvejende institution OK-Plejecentret Dreyershus.
I forbindelse med den politiske behandling af indgåelse af in-house kontrakten blev ligeledes udpeget to kommunale repræsentanter til bestyrelsen blandt kommunalbestyrelsens medlemmer.
Kommunen er ikke repræsenteret i bestyrelserne i Plejehjemmet Elim eller Vonsild have Kvarteret. Desuden blev i 2014 i Kolding Kommune generelt foretaget en ændring vedrørende kommunens repræsentation i foreninger og fonde m.v., således at kommunalbestyrelsen ikke udpegede medlemmer til disses bestyrelser, men i stedet blev udpeget en kontaktpersoner for de enkelte foreninger og fonde m.v.
På baggrund af ovenstående forslår forvaltningen, at Lis Ravn Ebbesen, (SF) og Tobias Jørgensen (V) udtræder af bestyrelsen for den selvejende institution OK-Fonden Dreyershus og i stedet indtræder i styregruppen for Dreyershus.
”Samarbejdet mellem Dreyershus og Kommunen skal ske med baggrund i en dialogbaseret kvalitetsudvikling. Herved menes, at parterne gennem konstruktiv og udviklende dialog løbende løser opståede usikkerheder, problematikker og konflikter samtidig med, at der sikres en kontinuitet og ensartet praksis omkring drift af Plejecentre hos henholdsvis hos Kommunen og Dreyershus. Kommunen ønsker således et gensidigt samarbejde mellem Kommunen og Dreyershus, der tager udgangspunkt i gensidig udveksling af informationer og udviklingsideer og diskussion om valg af aktiviteter og handlinger.
Med henblik på at sikre kontinuitet i dialogen nedsættes en Styregruppe samt ad hoc arbejdsgrupper til løsning af særlige opgaver, jfr. nærmere nedenfor.
Styregruppen har det overordnede ansvar for at lede parternes samarbejde i overensstemmelse med bestemmelserne i nærværende kontrakt. Styregruppen består af faste medlemmer fra hhv. Dreyershus og Kommunen og kan suppleres ved behov. Kommunen og Dreyershus er forpligtet til altid at have udpeget mindst to medlemmer til Styregruppen, med fornøden kompetence til at træffe aftaler for den side de repræsenterer.
Styregruppen afholder møde mindst én gang i kvartalet, eller når der er behov herfor”.
Vedtægterne for Dreyershus ændres ikke som følge af ovenstående og kommunen vil – hvis kommunalbestyrelsen senere måtte ønske at genindtræde i bestyrelsen - kunne træffe beslutning herom.