Databeskyttelse

Kolding Kommune behandler dine personoplysninger i forbindelse med de arbejdsopgaver vi, som offentlig myndighed, udfører. Vores formål med behandlingen af dine oplysninger vil derfor afhænge af den konkrete sag og arbejdsopgave. Som kommune dækker disse arbejdsopgaver over behandling af mange forskellige typer af personoplysninger, der kan være tale om almindelige personoplysninger som navn og adresse, følsomme oplysninger som helbredsoplysninger og oplysninger om sociale forhold samt fortrolige oplysninger som CPR-nummer og oplysninger om strafbare forhold. Du vil i forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger modtage nærmere information om behandlingen.

De specifikke oplysninger, vi indhenter om dig, vil afhænge af den konkrete sag. Der kan derfor være forskel på, hvilken oplysninger vi skal bruge fra dig, men dine oplysninger vil kun blive behandlet i forbindelse med sagens specifikke formål.

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger er reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven. Der er som udgangspunkt tale om følgende bestemmelser:

• Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e
• Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2
• Databeskyttelseslovens § 8, stk. 1 og stk. 2 og § 11, stk. 1

Ifølge ovenstående regler må Kolding Kommune, som offentlig myndighed, registrere og behandle dine personoplysninger, når det er nødvendigt og kun som led i vores arbejde som offentlig myndighed.

Udover de generelle databeskyttelsesretlige regler, vil der også være særlige regler for håndtering af personoplysninger inden for de specifikke myndigheders områder.

De personoplysninger, vi behandler i Kolding Kommune, kan komme flere steder fra. I mange tilfælde vil de fleste oplysninger stamme fra dig i forbindelse med behandlingen af din sag. Udover at indhente oplysningerne fra dig, kan det også ske at vi indhenter oplysninger fra følgende steder:

• Myndigheder, institutioner og virksomheder.
• Fælles registre såsom SKAT, BBR, CPR-registret
• Kommunens egne medarbejdere
• Samarbejdspartnere

Hvis vi indsamler eller modtager oplysninger om dig fra andre kilder, får du normalt besked om det, når vi behandler den sag, som oplysningerne indgår i.

Har du givet samtykke til, at vi må indhente oplysninger vedrørende dig i forbindelse med behandlingen af din sag, kan du altid trække dit samtykke tilbage. Du kan tilbagekalde dit samtykke til os ved at kontakte den afdeling der behandler sagen.

Dine personoplysninger bliver opbevaret indtil de ikke længere er nødvendige for, at vi kan udføre vores arbejde. Som udgangspunkt opbevarer vi dine oplysninger indtil din sag er afsluttet og fem år frem. Dette gør vi på baggrund af vores pligt til at journalisere og arkiverer sager i en vis periode.

De oplysninger, vi har om dig i vores elektroniske sagsbehandlingssystemer, bliver i nogle tilfælde overført til Rigsarkivet efter reglerne i arkivlovgivningen efter afslutning af journalperioden. I disse tilfælde har Kolding Kommune ikke længere adgang til dine oplysninger og de vil falde ind under arkivlovgivningen.

På enkelte områder kan der være en kortere eller længere slettefrist. Dette drejer sig bl.a. om:

• Længere slettefrist kan forekomme grundet lovkrav, hvis det er nødvendigt for løsningen af vores myndighedsopgaver.
• Kortere slettefrist kan forekomme i forbindelse med tv-overvågning. Her vil tv-overvågningslovens regel om, at optagelserne som udgangspunkt skal slettes efter 30 dage gælde.

Når oplysningerne er arkiveret eller slettet, har Kolding Kommune ikke længere adgang til dem.

Det kan forekomme, at det er nødvendigt for Kolding Kommune at videregive dine oplysninger, for at løse vores opgaver som myndighed. Dette gøres kun, når det er nødvendigt og lovligt.

Dine oplysninger kan f.eks. blive overladt til vores databehandlere (eksterne leverandører der behandler dataene på Kolding Kommunes vegne), som vi samarbejder med. De behandler altid dine data ud fra de aftaler og kontrakter, de har indgået med Kolding Kommune. Disse aftaler fastlægger, at de kun må behandle personoplysninger i overensstemmelse med vores instruktioner og sikrer at dine personoplysninger behandles korrekt.

Vi kan videregive personoplysninger til myndigheder, organisationer, virksomheder og personer, som vi skal kontakte i sagerne. Det kan vi for eksempel gøre:

• Ved høring eller forvaltningsretlige krav
• Ved fremsendelse af en afgørelse
• Ved indberetning til andre myndigheder, f.eks. Skat

I en række tilfælde deler vi ikke-fortrolige personoplysninger med offentligheden, journalister og andre interesserede. Det kan f.eks. ske ved vores offentliggørelse af ikke-fortrolige oplysninger på vores hjemmeside mv., ved udsendelse af pressemeddelelser og ved udlevering af oplysninger, som er omfattet af aktindsigt.

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger. Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, bedes du kontakte os. Dine rettigheder er følgende:

Retten til indsigt

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig.

Retten til berigtigelse

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Retten til sletning

I særlige tilfælde kan du bede om at få dine personoplysninger slettet, inden tidspunktet for den almindelige slettefrist indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Dette vil ofte kun ske i meget få særtilfælde, da vi ikke kan stoppe en behandling, vi efter loven er forpligtet til at foretage. I tilfælde af at du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle dine oplysninger – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. Hvis du ikke har ret til at få begrænset behandlingen af dine oplysninger, må Kolding Kommune fortsat behandle de personoplysninger, der er relevante og nødvendige for vores arbejde som offentlig myndighed.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Du kan læse mere om dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside eller i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder.

Hvad er dine rettigheder (datatilsynet.dk)

Registreredes rettigheder (pdf, datatilsynet.dk)

I visse tilfælde vil Kolding Kommune behandle dine personoplysninger på baggrund af et samtykke, som du har afgivet. Dette samtykke kan du til enhver tid trække tilbage.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, vil det ikke påvirke lovligheden af Kolding Kommunes behandling af dine oplysninger op til tidspunktet for, at du trak det tilbage. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra det tidspunkt, hvor du trækker det tilbage. Herfra må Kolding Kommune ikke behandle dine personoplysninger, på baggrund af det tidligere afgivne samtykke.

På Datatilsynets hjemmeside kan du læse mere om dine rettigheder i forbindelse med samtykke:

Samtykke (datatilsynet.dk)

Kolding Kommunes databeskyttelsesrådgiver kan oplyse dig nærmere om reglerne for databeskyttelse.

Endvidere kan databeskyttelsesrådgiveren vejlede dig om dine rettigheder i forhold til Kolding Kommunes behandling af dine personoplysninger, herunder hvilken organisatorisk enhed du skal rette henvendelse til, hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder.

Du kan kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på følgende måde:

• Telefon: 79 79 75 00
• Via sikker mail på Digital Post.
• Ved brev: Kolding Kommune, Akseltorv 1, 6000 Kolding, att. ”databeskyttelsesrådgiver”

Databeskyttelsesrådgiverens opgaver

Det er databeskyttelsesrådgiverens opgave at tilse, at kommunen lever op til databeskyttelsesloven. Databeskyttelsesrådgiveren er i sin funktion en uvildig instans, der ikke refererer til administrationen. Rådgiveren bistår i samarbejde med kommunens jurister med råd og vejledning til fagområderne om lovlig, god og sikker håndtering af persondata.

Databeskyttelsesrådgiveren kan oplyse dig nærmere om reglerne for databeskyttelse. Endvidere kan databeskyttelsesrådgiveren vejlede dig om dine rettigheder i forhold til Kolding Kommunes behandling af personoplysninger, herunder hvilken organisatorisk enhed du skal rette henvendelse til, hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder.

Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke hjælpe med:

Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke hjælpe dig med den faglige sagsbehandling eller de afgørelser, som fagområderne træffer.

Hvis du har brug for hjælp til at forstå en afgørelse, til at klage over kommunens sagsbehandling eller hjælp til at klage over en afgørelse, kan du kontakte kommunens borgerrådgiver.

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde Kolding Kommune behandler dine personoplysninger på. Du kan kontakte Datatilsynet via deres hjemmeside datatilsynet.dk eller på nedenstående kontaktoplysninger.

Datatilsynets kontaktoplysninger:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon: 33 19 32 00
dt@datatilsynet.dk